Bogføringsloven: hvad dit bogføringssystem skal kunne

Kort fortalt

• Virksomheder med pligt til at indsende årsrapport, herunder alle ApS, skal bogføre i et digitalt bogføringssystem fra det første regnskabsår, der begynder efter 1. januar 2025.

• Virksomheder uden pligt til årsrapport, typisk enkeltmandsvirksomheder, skal følge med fra det første regnskabsår, der begynder efter 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. to år i træk.

• Systemet skal enten stå på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, hvor udbyderen har ansvaret, eller være et individuelt system, som virksomheden selv skal sikre lever op til kravene.

• Systemet skal blandt andet kunne håndtere e-fakturaer i OIOUBL og Peppol, danne en SAF-T-fil og opbevare data i fem år med sikkerhedskopi i EU. Momsangivelsen skal være afstemt med bogføringen senest den dag, momsen indberettes.

• Et registreret system opfylder de tekniske krav. Det afstemmer ikke din bank og laver ikke din momsangivelse.

Hvad bogføringsloven kræver af dit system

Bogføringslovens krav om digital bogføring betyder, at alle posteringer skal registreres elektronisk i et system, der opfylder en række tekniske minimumskrav. Kravene gælder selve systemet. Hvordan du bruger det, og om bogføringen er korrekt, er stadig dit ansvar.

Reglerne indføres i etaper. Faktaene i denne artikel bygger på KPMG's opsummering af kravene og Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer. Tjek altid Erhvervsstyrelsens vejledning, hvis du er i tvivl om, hvornår reglerne gælder for netop din virksomhed.

Hvem skal følge kravene, og hvornår

Tidspunktet afhænger af, om virksomheden skal indsende årsrapport. Kravene gælder fra starten af et regnskabsår, så en virksomhed med forskudt regnskabsår får kravene senere end en med kalenderår.

Udenlandske virksomheder med fast driftssted i Danmark er også omfattet. Ifølge KPMG er der endnu ingen frist for udenlandske virksomheder, der kun er momsregistreret i Danmark uden fast driftssted. Har du et ApS med kalenderår som regnskabsår, gælder kravene altså allerede for dit regnskabsår 2026.

Registreret system eller individuelt system

Et registreret bogføringssystem er et standardsystem, som udbyderen har anmeldt til Erhvervsstyrelsen, og som står på styrelsens offentlige liste. Et individuelt system er et system, der er udviklet eller tilpasset til én virksomhed.

Forskellen handler om, hvem der har ansvaret for, at systemet lever op til loven. Bruger du et registreret system, har udbyderen ansvaret for de tekniske krav. Bruger du et individuelt system, for eksempel en tilpasset installation af SAP eller Oracle, skal virksomheden selv sikre, at systemet opfylder kravene, og kunne dokumentere det.

For de fleste små og mellemstore virksomheder er et registreret standardsystem det enkleste valg, fordi du ikke selv skal dokumentere, at systemet overholder reglerne.

De konkrete krav

Kravene nedenfor er dem, systemet og bogføringen tilsammen skal leve op til, ifølge KPMG's gennemgang.

Elektronisk registrering med sporbarhed

Alle transaktioner skal registreres elektronisk og løbende, og hver postering skal kunne spores tilbage til det bilag, den bygger på. Papirbilag i en mappe og et regneark ved årets udgang opfylder ikke kravet.

E-fakturaer i OIOUBL og Peppol

Systemet skal kunne modtage, sende og opbevare elektroniske fakturaer i formaterne OIOUBL 2.1 og Peppol BIS. Ifølge KPMG er det kravet til systemets evne, der gælder; der er endnu ikke et generelt krav om, at alle fakturaer mellem virksomheder skal sendes elektronisk.

SAF-T-fil

Systemet skal kunne danne en SAF-T-fil, et standardiseret udtræk af bogføringen. Ifølge KPMG er der i dag ikke krav om løbende at indsende SAF-T-filer til myndighederne, men myndighederne forventer at udvide brugen.

Moms afstemt med bogføringen

Momsangivelsen skal være afstemt med bogføringen senest den dag, momsen indberettes til Skattestyrelsen. Det betyder, at banken og alle momsbelagte posteringer skal være på plads, før du trykker indberet, ikke bagefter.

Opbevaring i fem år med sikkerhedskopi i EU

Registreringer og bilag skal opbevares sikkert i mindst fem år og være digitalt tilgængelige hele tiden. Sikkerhedskopier skal ligge inden for EU.

Hvad et registreret system gør, og hvad det ikke gør

Et registreret system sikrer, at værktøjet kan det, loven kræver: e-fakturaer, SAF-T, sporbarhed, opbevaring og sikkerhedskopi. Det er udbyderens ansvar.

Systemet laver ikke bogføringen for dig. Det afstemmer ikke banken, finder ikke det manglende bilag, konterer ikke den uklare postering korrekt og udarbejder ikke momsangivelsen. Kravet om, at momsen skal være afstemt med bogføringen på indberetningsdagen, er et krav til dit arbejde, ikke til softwaren. Et registreret system med en bogføring, der er tre måneder bagud, opfylder ikke kravet om løbende registrering.

Hvilke systemer er registreret

Erhvervsstyrelsen offentliggør en liste over registrerede bogføringssystemer med systemets navn og registreringsnummer og udbyderens navn og CVR-nummer. De udbredte danske systemer som e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta og Microsoft Dynamics 365 Business Central markedsføres til danske virksomheder, men tjek listen for det præcise system og den version, du bruger, før du lægger dig fast.

Vær særligt opmærksom, hvis du bruger en ældre lokal installation, et system tilpasset af en partner eller et udenlandsk system uden dansk version. Står det ikke på listen, er det et individuelt system, og så er dokumentationen din opgave.

Hvad der sker, hvis kravene ikke er opfyldt

Overtrædelser kan straffes med bøde. Ifølge KPMG kan bøderne for overtrædelse af kravene til digital bogføring komme op på 1,5 mio. kr. Derudover kan revisor tage forbehold i revisionspåtegningen på årsrapporten, hvis bogføringssystemet ikke lever op til kravene. Et forbehold er synligt for banker, investorer og kreditforsikringsselskaber, der læser årsrapporten.

Tjekliste til dig som ejer

1. Find din frist. Pligt til årsrapport eller ej, og hvornår begynder dit næste regnskabsår?

2. Tjek dit system på listen. Find det præcise system på Erhvervsstyrelsens liste. Står det der ikke, så få skriftlig dokumentation for, at det opfylder kravene.

3. Afprøv e-fakturaer. Send og modtag en OIOUBL- eller Peppol-faktura, og se, at den gemmes med posteringen.

4. Tjek bilagene. Er der et bilag knyttet til hver postering, også kortbetalinger og udlæg?

5. Afstem før momsindberetning. Afstem bank, kort og betalingsudbydere, før momsangivelsen sendes til Skattestyrelsen, ikke efter.

6. Tjek opbevaring og sikkerhedskopi. Ligger data og sikkerhedskopier i EU, og kan du hente fem års bilag frem?

7. Aftal ansvaret. Hvis en bogholder eller et bureau bogfører for dig, så få på skrift, hvem der afstemmer og hvornår.

Hvor Balance passer ind

Balance er et AI-drevet regnskabsfirma i London og København. Balance arbejder inde i dit eksisterende e-conomic eller Business Central, så dit registrerede system forbliver dit, med dine data og din kontoplan.

AI-agenter afstemmer bank, kort og betalingsudbydere løbende gennem måneden, matcher bilag og rykker for dem, der mangler. Derfor er bogføringen afstemt, før momsen skal indberettes, og kravet om momsafstemning senest på indberetningsdagen er opfyldt. En navngiven, uddannet bogholder eller revisor godkender bogføringen, og udarbejdelse og indberetning af moms er med i prisen, som starter ved 4.000 kr. om måneden. Se hvad der er inkluderet, læs hvad en bogholder koster, eller book et opkald på 15 minutter.

FAQ

Gælder kravet om digital bogføring for mit ApS?

Ja. Alle virksomheder med pligt til at indsende årsrapport, herunder ApS, skal bogføre digitalt fra det første regnskabsår, der begynder efter 1. januar 2025. Med kalenderår som regnskabsår gælder kravene fra 1. januar 2026.

Gælder det for min enkeltmandsvirksomhed?

Hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. to år i træk, gælder kravene fra det første regnskabsår, der begynder efter 1. januar 2026. Ligger du under grænsen, er du ikke omfattet af kravet om et digitalt system, men bogføringslovens øvrige regler gælder stadig.

Er e-conomic og Dinero registrerede systemer?

Tjek Erhvervsstyrelsens liste over registrerede bogføringssystemer for det præcise system og den version, du bruger. Listen viser systemets navn, registreringsnummer og udbyder.

Skal jeg sende alle fakturaer som e-faktura?

Ifølge KPMG skal systemet kunne modtage, sende og opbevare e-fakturaer i OIOUBL og Peppol, men der er endnu ikke et generelt krav om, at alle fakturaer mellem virksomheder sendes elektronisk.

Hvad betyder det, at momsen skal være afstemt med bogføringen?

At tallene i momsangivelsen skal kunne genfindes i en afstemt bogføring senest den dag, du indberetter. Banken og de momsbelagte posteringer skal altså være på plads før indberetningen.

Hvad sker der, hvis mit system ikke lever op til kravene?

Du risikerer bøder, ifølge KPMG op til 1,5 mio. kr., og revisor kan tage forbehold i revisionspåtegningen på årsrapporten. Skift til et registreret system i god tid før dit næste regnskabsår.

Flere svar finder du på vores FAQ-side.